取引先との飲み会のお礼をメールでしてはいけない7つの理由

取引先との飲み会のお礼をメールでしてはいけない7つの理由

皆さんは取引先との飲み会に参加する機会はよくありますか?同僚や気心知れた上司との飲み会なら多少は気楽に参加できますが、他社との飲み会だと身構えてしまいますよね。所属する部署が営業部、またコンサル系の仕事などで取引先と頻繁にやり取りがある部署に所属する人は、飲み会と言えども大切な仕事の一環として、取引先との飲み会に参加していることでしょう。どちらがクライアントであるかにもよりますが、飲み会の後のお礼に抜かりはありませんか?最近の若い人はメール文化が定着しているせいか、何でも手軽にメールで済ませようと、飲み会のお礼までもメールでサラッと、ありきたりの文面で済ませてしまう人がいるようです。それでは年上や年配の取引先の方々への印象があまり良くありません。今日は飲み会後のお礼がメールだけではいけない理由を7つご紹介します。



 

取引先との飲み会のお礼を
メールでしてはいけない7つの理由

 

中高年以上にとってはまだ軽いツール


パソコンが一般家庭にも普及するようになって20年近くが経ち、また携帯電話やスマートフォンが普及するにしたがって、メールが急速にコミュニケーションツールの主役にのし上がりました。友人間だけでなく仕事でもメインのツールになったため、状況や相手の趣向も気にせず何でもメールで済ませようとする人が増えてきてます。ですが、中高年や年配の人にとっては、まだかつての電話や手紙によるお礼の習慣、心のこもった豊かなコミュニケーション感覚が残っていますので、メールに対して軽いツールと思っている人はまだまだたくさんいるのです。

お礼の気持ちは本来、会って直接が礼儀


日本人の礼儀文化として、かつては自分の感謝の気持ちを伝えるためには「会って直接」、というのが礼儀という風潮がありました。それはお互い目と目を合わせて表情豊かに、そして相手の声を直に聞いてやり取りすることが、最も自分の気持ちが伝わり、また相手の気持ちを感じることができるからです。よほど地理的・時間的に難しい場合なら書簡で失礼します、としても致し方なかったでしょうが、まして商売上のお客様や年配の方であればできるだけ直接会って礼儀を尽くすのが大人として一般的、と考えるのが自然でした。今でもその風潮を良しとする日本人が年配者の中にはたくさんいるのが事実です。

メール<電話です


上記からメールの位置付けが見えてきたと思います。では具体的にメールと電話の違いを考えてみましょう。メールというのは、顔も見えないし、声も聞こえない一方的なコミュニケーションです。文字面だけでは相手の心理がわからない、というのが欠点です。そして送られたほうも返信をしないと申し訳ない、という気持ちになり、忙しい中メールの文章を作成しなければなりません。電話にも多少の欠点はあります。電話はかけたタイミングが相手にとって都合が悪い可能性があり、邪魔になりがちなのです。でも声のトーンで相手の反応や気持ちがわかります。やはり気持ちが伝わるという意味でも、メールよりも電話のほうが優位性があるのです。

メール<手紙です


ではメールと手紙ではどうでしょうか。どちらも文字面、という点では同じですが、やはり自分の手でペンを持って、時間をかけて文字を書いた、そしてポストまで持って行った、という点でも手間が全く違います。手書きの文字には人柄が大いに表れます。ペンでの手書きですから間違えないためにも下書きをする手間がかかることもあります。また、メールは無料で送れますが、手紙は切手代がかかります。こういったことからも相手を大事に思っている度合いが見えてくるのです。実質的な手間は相手への思いの大きさに比例しますから、メールよりも手紙のほうが優位性があるのです。かなり目上の方、大切な取引先の方にはハガキよりも封書にしたほうが良いでしょう。

相手によってツールを使い分けよう


各ツールによる優位性についてお話ししましたが、例外として相手によってはメールでお礼を伝えたほうが良い場合もあります。例えば、毎日分刻みのスケジュールで忙しい人には電話をしても迷惑になりますし、異性に対しては、しかもその人が既婚者であれば、手紙を送ることは少し考えものです。人間の個性は千差万別で、とてもシャイで口下手な人は電話を嫌いますし、素晴らしく仕事が出来て素敵な人でも目も当てられない文字しか書けない人もいます。相手の特徴やその人のツールに対する趣向をよく考えた上でメールを選択するのであれば、一概にメールを否定する必要はありません。相手によって使い分ける器用さが必要です。

相手を本当に思う気持ちが大切なのです


ちゃんと気持ちを込めてメールを書いている!と思っている人もたくさんいると思いますが、やはり相手が取引先ともなると、個人対個人のやり取りではなく、互いに会社の顔、代表窓口であるという意識を持たなくてはいけませんし、その関係性が両社の今後の利益に関わってきますから、真剣に心を込めて向き合っていく必要があります。相手を心から思う気持ちはやはりメールの文字面だけでは伝わらないということを忘れずに、人間味溢れるコミュニケーションを取るよう心掛けましょう。

言葉は生き物です


日本人は昔からとても繊細で、文字や文章、そして行間の空白からも書いた人の心を読み取ることができます。言葉には魂がある、だから「言霊(ことだま)」という言葉も生まれました。一度発した言葉は命と意思を持ち、たくさんの人や事柄に影響を与える力を持つのです。昔の繊細な人たちが、現代のメールの社交辞令文面を読んだら、どう思うでしょうか。きっとすぐに、気持ちがこもっていないことを見破ってしまうでしょう。膨大なメディアや書物の功罪で、現代は言葉の重さやパワーが薄れてきたようです。言葉ひとつが良くも悪くも今後を左右するのだということを肝に銘じて、生きた言葉で感謝の言葉を取引先に伝えましょう。

 

いかがでしたか。
今までどんな時もメールだけで簡単にお礼を言ってしまっていた人は、これを機に今後の感謝を述べるツールについて考え直してみましょう。確かに、時代と共にお礼の方法も変わっていくことは仕方がないことかもしれません。もしかしたら、ずっとあなたのことを「礼儀がなってない」と思っている上司や取引先の人がいたかもしれません。明日からでも早速お礼の仕方を変え、心から気持ちを込めたコミュニケーションをとってみましょう。きっとあなたの言霊があなたの周囲をどんどん活性化し、ビジネスも良い方向に向かうことでしょう。「またあの人と仕事をしたい。飲み会に誘いたい。」と思ってもらえるよう工夫してみましょう。

まとめ

取引先との飲み会のお礼をメールでしてはいけない7つの理由

・中高年以上にとってはまだ軽いツール
・お礼の気持ちは本来、会って直接が礼儀
・メール<電話です
・メール<手紙です
・相手によってツールを使い分けよう
・相手を本当に思う気持ちが大切なのです
・言葉は生き物です

 

彩~Sai~