参加率を2倍に増やす同窓会の案内状の書き方と送り方

参加率を2倍に増やす同窓会の案内状の書き方と送り方

ふと、「学生の頃は楽しかったな…」と思うことがありませんか。友達と遊んだり、みんなで部活をしたり、先生に怒られたりと、学生だからこその思い出もたくさんありますよね。

卒業してからはそれぞれ進路も違うため、会う機会も少なくなります。唯一先生や同級生に会える場所が同窓会くらいではないでしょうか。だからこそ何年かぶりに同窓会の案内状を受け取ると、心なしか嬉しくなるものです。

しかし中には参加者側ではなく「幹事になった」という人もいるはず。せっかく幹事をするのであれば多くの人に参加してほしいですよね。

こで今回は、参加率を2倍に増やす同窓会の案内状の書き方と送り方をご紹介いたします。



 

参加率を2倍に増やす同窓会の案内状の
書き方と送り方

 

同窓会のコンセプトを決める


同窓会を開催するためには事前準備が大切になります。案内状の作成もその一つです。そこで、まずは同窓会のコンセプトを決めてみましょう。ただ「◯◯小学校◯年◯組同窓会」と書くよりは、「卒業◯年記念」「40代突入」「30歳最後の」など、冠を付けると特別な同窓会というイメージが沸きます。案内状を受け取った時に「久しぶりに皆に会いたいな」と思えるコンセプトを考えてみてください。

みんなが帰省しやすい日を設定する


案内状を送る前に、同窓会をいつ行うかを決めなければなりません。日にちによって同窓会の参加率も変わります。卒業後は進路も異なるため、みんなが地元にいるとは限りません。そのため帰省しやすい日を選ぶことが大切です。お盆や年末など実家に帰省するタイミングで同窓会をおこなうと、「帰省ついでに参加しようかな」となり参加率もUPするはずです。

参加する先生の名前を記載する


同窓会は同級生だけではなく、ゲストとしてお世話になった先生にも参加してもらうことが多くあります。先生が参加する場合、出席する先生の名前を案内状に記入してみてください。「久しぶりに先生に会いたいから行こうかな」と思う人もいるはずです。同窓会は同級生だけでなく、当時お世話になった先生に会えるというメリットがあります。

参加費も重要


同窓会の案内状には事前に参加費も記入しておきます。しかし中には、「会費が高すぎるから」という理由で欠席する人も少なくはありません。そこで、参加費をいくらに設定するかも重要になります。会費は地域や会場、年齢によっても異なりますが、5000円~7000円程度になるように調整してみてください。家計を預かる女性にとっては、やはり7000円以上になると躊躇してしまうものです。

SNSなどを使って拡散する


同窓会の案内状の多くは、往復はがきを使用するはずです。しかし、転居してハガキが戻ってきた…、なんてことも珍しくはありません。案内が届かなければ同窓会にも出席できませんよね。そこで、SNSなどを使って同窓会の案内を拡散してみてください。周りの友達にも協力してもらったり、同窓会専用のホームページを開いたりしてみるのも良い方法です。

いかがでしたでしょうか。
同窓会の幹事は会場選びや案内状の作成、出欠の確認、当日の準備などやることもたくさんあります。準備は大変でも当日たくさんの同級生や先生が参加して、「幹事お疲れ様」「楽しかった」「また参加したい」と言われたら最高のねぎらいの言葉になるはずです。まずは一人でも多く同窓会に参加してもらえるように案内状を作成してみてください。もちろん、案内状を送った後も安心はできません。平行してSNSやホームページなどを上手く使って、同窓会をアピールすることで参加率もUPするはずです。

まとめ

参加率を2倍に増やす同窓会の案内状の書き方と送り方

・同窓会のコンセプトを決める
・みんなが帰省しやすい日を設定する
・参加する先生の名前を記載する
・参加費も重要
・SNSなどを使って拡散する

 

彩~Sai~